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文書保管サービス
「Sanshinレコードマネージメント」では各企業様のため、
ハイレベルなセキュリティ、高品質なサービス
そして20年以上の実績と信頼で文書管理のお手伝いをさせていただいております。
個人情報保護法やe文書法、新会社法、そして日本版SOX法の施行による内部統制により、文書・書類など情報記録の 保護・管理に対する企業の適切な取り組みが強く求められています。
そのような中で、セキュリティへの設備投資や社員への新たな教育などには膨大なコストとノウハウが必要となってしまいます。
「Sanshinレコードマネジメント」では、各企業さまのためにハイレベルなセキュリティ、高品質なサービス、そして20年以 上の実績と信頼で文書管理のお手伝いをさせていただいております。
保管対象品
| 書類 | 段ボール箱１箱よりお預り可能です。 ※段ボール製の文書保存箱の販売も行っております（10枚単位） |
|---|---|
| 病院カルテ・XP（レントゲン写真）類 | ID単位よりお預り可能です。 |
| バックアップデータ類 | HDD、フロッピー等の磁気媒体。定期交換配送も可能です。 |
安心・安全な保管設備
万全なセキュリティ体制でお預かりします
- 耐震・耐火構造の専用倉庫の中で、空調設備完備の環境で保管管理いたします。
- 庫内扉二重施錠や鍵による乗降制御エレベータを完備しております。
- バイオメトリックス（生体認証）による不正侵入を防止しております。
- 保管管理箱をバーコードにてフリーロケーシヨン管理しております。
- ハイセキュリティ特殊車両（GPS、特殊施錠、盗難防止装置など）で、集配体制を整えております。
- 保存満期日到達事前報告リストのご提供サービスをおこなっております。
- JIIMA（社団法人日本画像情報マネジメント協会）文書情報管理士／2名と
NOMA（社団法人日本経営協会)ファイリング・デザイナー検定資格／2名を配置しております。
文書管理サービス ご利用の流れ
機密抹消とリサイクル
情報媒体の機密抹消とリサイクル処理サービス
- お客様のご指示により、文書などの紙媒体や磁気媒体、レントゲン写真などの各種情報記録媒体を出庫や回収をし、 弊社が責任を持って機密抹消処理をおこないます。
- 処理に関わるすべての行程で機密保護を徹底し、情報の漏洩を確実に防止いたします。
- 処理が完了後に「廃棄報告書＋リサイクル証明書」をご提出させていただきます。
サービス導入・運用までの流れ
- ヒアリング・現地実態調査
- お客様のご要望をヒアリングさせていただくと同時に、現状の管理・運用体制の実態を調査いたします。
- 管理・運用体制改善のご提案
- ヒアリング、現地調査を元に、スムーズな管理・運用体制への改善案とご予算、スケジュールなどをご提案いたします。
- 新運用体制のご決定・開始
- 新体制の詳細事項をご決定いただいたうえで、保管環境の整備、運用レクチャーなど準備を整え、運用を開始いたします。
- 運用支援・改善のご提案
- スムーズな運用まで継続的にフォローさせていただくとともに、実際の運用状況から見えた課題点の改善、運用体制の見直しを進め、業務改善にお役立ていただきます。
よくあるご質問
- 目安の費用はどのくらいかかるの？
- 保管料、倉庫内の荷役作業料、配送料、梱包資材費、廃棄料など、お客様のご要望、ご利用形態をおうかがいしたうえで初期費用と月々のランニング費用をご提示しておりますので、まずはお問い合わせください。
- どれくらいの頻度で集荷・配達してもらえるの?
- 札幌市内は1日2便(午前・午後)体制を基本としておりますが、ご要望に応じて別途対応できる場合もございますので、ご相談ください。
- セキュリティ体制はどうなっているの?
- 保管管理施設、設備、監視体制など、以下のような複合的なセキュリティ体制を整えております。（耐震・耐火構造・空調設備完備の専用倉庫での保管管理、庫内扉二重施錠や鍵による乗降制御エレベータの完備、生体認証による不正侵入の防止、GPS・特殊施錠・盗難防止装置付きのセキュリティ特殊車両による集配体制）
